Миграция облачного почтового сервиса

Заказчик — крупная российская компания. Много лет сотрудники использовали почтовый сервис на базе Microsoft Exchange в другом публичном облаке. Из-за санкций лицензии компании в этом облаке оказались приостановлены, потребовался быстрый переход на отечественное ПО.

Заказчик искал нового облачного провайдера, который работает с почтовыми клиентами из реестра отечественного ПО и предоставляет сервис "под ключ". При этом компания уже сотрудничала c DataLine по другим облачным сервисам, поэтому решила попробовать CommuniGate Pro как сервис в облаке DataLine.

Что нужно было сделать

• Мигрировать почтовые сервисы без остановки работы. На новый сервер было необходимо перенести всю переписку, календари и контакты. При этом было важно не допускать простоя в работе. Сотрудники должны были прийти на рабочее место и продолжить работу с сохраненными письмами и встречами.
• Перенести настройки безопасности. Сотрудники компании часто получали по почте анкеты клиентов с заполненными персональными данными: ФИО, телефоном, электронным адресом.  Поэтому было важно защитить персональные данные на уровне инфраструктуры в соответствии со 152-ФЗ. Подключение к облачной инфраструктуре из офиса нужно было организовать по защищенным каналам связи с использованием СКЗИ, сертифицированных по требованиям ФСБ. Также было необходимо настроить защиту почтового клиента по принятым политикам безопасности: подключить антиспам и антивирус.
• Сохранить привычную функциональность. Несмотря на смену платформы, заказчику было важно оставить привычные функции почты: удобную сортировку и поиск писем, возможности верстки сообщений, работу из браузера и с мобильных устройств, архивное хранение.

Развернули инфраструктуру и протестировали миграцию

Специалисты DataLine развернули тестовый почтовый сервер и начали работать над сценарием переезда. Изначально заказчик предположил, что сотрудникам было бы удобно работать одновременно со старым и новым ящиком в интерфейсе Microsoft Outlook. В этом случае сценарий выглядел так: почтовый клиент подключают к двум серверам одновременно, пользователи видят в своей почте сразу оба ящика, а перенос писем и календарей происходит постепенно на уровне клиента Microsoft Outlook.

Инженеры протестировали этот вариант и обнаружили, что обеспечить непрерывность бизнес-процессов не удается. Почтовый клиент Microsoft Outlook использовал протокол MAPI, по которому можно было подключить только один сервер. Тогда миграцию решили провести с помощью утилиты Exchange Migration, которую специалисты CommuniGate Systems доработали специально для этого случая.

Обеспечили безопасность данных

Боевой почтовый сервер разместили в Cloud-152 — это облачная платформа, аттестованная  в соответствии с 152-ФЗ.  Инфраструктура обеспечивает безопасность персональных данных со 2, 3, 4 уровнями защищенности при актуальных угрозах 3-го типа. Защиту каналов связи организовали с помощью программного комплекса “С-Терра виртуальный шлюз“ , сертифицированного как СКЗИ класса КС1.

Почта как сервис на базе CommuniGate Pro поставляется со специальной лицензией антивируса Kaspersky. Для заказчика настроили защиту от вирусов и спама, а также организовали резервное копирование почтовых ящиков.

Провели миграцию пользователей, почты и календарей

Сотрудникам сохранили работу со старым ящиком и начали перезаливать контакты и письма в новый ящик. Утилиту от CommuniGate Systems установили на исходный почтовый сервер Microsoft Exchange и забирали письма в новый ящик в режиме онлайн. Адресную книгу с данными пользователей синхронизировали за счет интеграции со службой каталогов. Для переноса встреч дополнительно воспользовались утилитой импорта календарей.

Специалисты DataLine убедились в полной синхронизации писем и календарей: получилось два ящика с одинаковым содержимым. Поток почтового трафика перенаправили на новый сервер в согласованное время ночью, когда сотрудники не ведут переписку. Затем пользователей подключили к почтовому серверу уже на базе CommuniGate Pro.

Добавили необходимые функции

Для работы с новым почтовым сервисом сотрудникам предложили 2 клиента на выбор: веб-клиент CommuniGate Pro или привычный Microsoft Outlook, который остался доступен благодаря поддержке сторонних клиентов. Пользователи протестировали оба варианта, появились вопросы по особенностям нового клиента и пожелания по доработке. Совместная команда DataLine и CommuniGate Systems организовала работу с обращениями и сформировала бэклог для развития почты по замечаниям заказчика.

В течение первых месяцев работы разработчики реализовали наиболее критичные пожелания и включили эти возможности в новые релизы ПО:

·       обновили веб-клиент и мобильное приложение по аналогии с Outlook;

·       сделали удобнее работу со вставкой изображений и вложений в письмо;

·       повысили удобство работы с результатами поиска.

Начали тестировать новые возможности

Сейчас треть пользователей еще работают с почтовым сервером CommuniGate через Microsoft Outlook. Две трети сотрудников уже перешли на веб-версию CommuniGate Pro и тестируют новое мобильное приложение и десктоп-клиент. Бонусом к привычным функциям появились новые возможности. Например, в новой почте есть опция обмена файлами внутри домена без привлечения файлового сервера. Отправку файлов с помощью тяжелых вложений можно заменить на обмен ссылками на документ на почтовом сервере.

В скором времени вендор планирует добавить дополнительные возможности в новые версии:

·       подключить многофакторную аутентификацию с возможностью использовать сервисы на выбор: Google Authenticator, SafeNet Authentication Service;

·       доработать каталогизацию архивной почты.

Что получил клиент

Миграцию без простоев

Инженеры DataLine выбрали оптимальный сценарий миграции, не нарушивший бизнес-процессы.

Привычный функционал

Клиент вынужденно перешел на отечественное ПО c другим почтовым клиентом, но с помощью вендора восстановил привычные функции в работе с почтой.

Экономию места

Пользователи могут не отправлять файлы в письме, а предоставлять доступ к файлам напрямую на почтовом сервере. При массовой рассылке файлов это позволяет сократить объем ящиков в несколько раз.

Дополнительные сервисы

В продукт CommuniGate Pro как сервис входит сервис резервного копирования данных, антиспам и антивирусная защита. При необходимости можно настроить почтовый сервис для интеграции с Active Directory клиента.